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ALEPH 500 (v. 16-18): documentazione tecnica  |  Torna alla pagina iniziale:
 18. Inventario 

  Inventario: dati salienti in copia

1. - Per disporre dei dati necessari a fare statistiche e a stampare buono di carico e un registro di inventario, le Copie in catalogazione devono contenere i seguenti dati:

  • Sottobiblioteca: Obb.
  • Fondo: se c'è
  • [Status copia (prestabilità): obb.]
  • [Status processo: in ragione dell'iter di trattamento del volume]
  • [Tipo materiale: obb.]
  • Numero inventario su 6 posizioni e dunque con tanti 0 quanti ne servono: obb., deve avere prefisso identificativo (vedi lista con sigla biblioteche)
    In alternativa si possono definire contatori automatici e selezionarli comodamente da tendina con la combo box. Ogni biblioteca può chiederne (a uffaleph), eventualmente specificando il prefisso e può trovare in quella lista solo i suoi o tutti: invio sul campo oppure il tasto Aggiorna farà scattare il contatore la prima volta inserendo il numero;
    Anche per scambi ed omaggi il campo inventario è il medesimo e merita pari attenzione.
    Spono già stati allestiti contatori automatici selezionabili da tendina per ABF, BUM, BUMAP, BUMF, BIG, BDS, SESA, ING
  • Data inventario: campo obbligatorio se si cataloga il materiale corrente trattando le copie con fini inventariali; dovrebbe essere la data "reale" dell'inventario e non quella di quando si agisce sul record premendo Aggiorna. Infatti Aleph per questo scopo registra automaticamente in Data apertura e Data aggiornamento le date di azione. Tuttavia Aleph aggiorna anche e comunque la data inventario se si inserisce un numero di inventario nel relativo campo, così falsando ad es. le catalogazioni del pregresso. Pertanto, quando si inserisce un numero di inventario senza disporre della reale data di inventariazione, per evitare che Aleph registri comunque la data odierna e per marcare i record, si inserisce nel campo Data inventario una data come: 00/00/0001
    A nessuno è chiesto di farsi carico di correzioni del già fatto a meno che non ci sia comunque una revisione puntuale di un gruppo di copie. 
  • Statistica: con Causale adeguata: obb.     [nota fdo: da adattare secondo esigenze patrimonio-inventariali] che segnalassero
  • Prezzo di copertina IN EURO €: obb. anche per omaggi, scambi e quant'altro calcolato secondo
    (attenzione in opere in più volumi, se si trattano singole copie si dànno i loro prezzi parziali e non in copia di un volume il prezzo di tutta l'opera)
  • Nota interna della Copia - per il n. del buono di carico, con 0 di allineamento (credo che bastino 4 posizioni, ma deve essere identificativo, quindi se la serie numerica ricominciasse ad inizio anno richiederebbe un prefisso, suffisso) - di seguito si annota la provenienza per omaggi e scambi se così deciso in procedura in base alle regole amministrative-contabili-finanziarie
  • Numero ordine per le opere acquistate : è un aggancio  sotto la responsabilità di chi cura gli Acquisti
  • Chiave Fattura per le opere acquistate : è un aggancio  sotto la responsabilità di chi cura gli Acquisti

Questo naturalmente riguarda solo quest'aspetto e non tocca i campi che sono richiesti per altri tipi di procedure, ad es. la catalogazione (collocazione ...), il prestito-circolazione e la disponibilità dei documenti (Status processo copia...) etc. e che dovranno essere correttamente avvalorati. 



  La stampa dell'inventario si ottiene da :

  • Catalogazione |
  • Servizi |
  • Copie |
  • Lista inventario (item-07) |
  • dare nome di output,
  • selezionare l'intervallo cronologico,
  • selezionare la biblioteca,
  • lasciare Tutti per Tipo materiale
  • lasciare Tutti per Status processo |
  • ordinare per numero di inventario |
  • scegliere il report 33 (55 per ING...)
  • Cercare l'output :
  • Aleph - Task Manager
  • Selezionare in basso: Connetti UPG50
  • Attendere che il sistema conclusa la procedura registri il file sul server : Refresh
  • Lista file - il file puo' venire 'letto', visto anche quando è ancora sul server nella finestra inferiore, ma se si vuole: selezionare il file e portarlo dallo specchietto del server al proprio PC nello specchietto superiore: per farlo cliccare la freccia che dal server va sul PC (se quel nome file già esiste in locale il sistema avviserà e si deciderà secondo le intenzioni)
  • Scegliere sempre Configurazione di stampa : anteprima (se lo si vuole avere fisso nella sessione, clic destro del mouse sopra la stampante nell'angolo inferiore destro della finestra GUI e scegliere Anteprima
  • Evidenziare il file
  • Cliccare Stampa
  • Si apre il file con i dati
  • Esaminarlo bene
  • Quando si vuole elaborarlo:
  1. posizionare il puntatore del mouse sopra il file aperto
  2. tasto destro del mouse: “seleziona tutto“
  3. Aprire un programma come Excel
  4. Aprire un file vuoto
  5. Posizionarsi nella prima cella e dare il comando “incolla”
  6. Qui i dati possono essere lavorati come in un qualunque file simil-Excel ma quanto viene scritto qui ovviamente NON va dentro Aleph e dovrebbe venire annotato solo a lista perfetta
  7. Stampare SOLO a lista perfetta.

L'ordinamento è fatto sul numero d'inventario allineato a sinistra e dunque occorre che siano inseriti in testa gli 0 di allineamento contati su 6 posizioni, es.:
000002
000011
000121
etc.
eventuali sigle vanno davanti al numero (scritte sempre allo stesso modo), o dietro a seconda dei casi e delle preferenze (sic), comunque l'estrazione di cui sopra è fatta per sigla di biblioteca

Università degli studi di Perugia - CSB - Servizio della biblioteca digitale: Ufficio Aleph / a cura di Francesco Dell'orso 
v. 2.3 - ottobre 2010;
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