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ALEPH 500 (v. 16-18): documentazione tecnica  |  Torna alla pagina iniziale:
 26. Acquisizioni (v. 18.01) 
  1. La procedura serve a gestire ordini, arrivi, fondi di bilancio, impegni, fatture, solleciti e quant'altro di affine integrandolo in un database che comprende il catalogo e il prestito
  2. Offre con la precatalogazione la possibilità di scrivere i dati bibliografici una sola volta e di recuperare quelli già esistenti (anche un intero record di cui si voglia ordinare un altro esemplare o una diversa edizione). 
  3. Rende con ordine e precatalogazione il dato subito visibile in cliente GUI ed OPAC contribuendo a ridurre il rischio di acquisto inintenzionale di doppioni.
  4. L'ordine può creare un record di copia automaticamente
  5. Rende visibile in OPAC il record di copia con lo stato di trattamento del documento: ordinato, arrivato, ordine annullato in catalogazione etc.
  6. I dati bibliografici vengono automaticamente riutilizzati nelle stampe che usano moduli preconfezionati e modificabili secondo le esigenze delle varie biblioteche
  7. Gli ordini vengono inviati senza oneri di scrittura e possono partire anche per e-mail (non si gestisce affatto invece un ordine online via finestra Web del fornitore)
  8. Si gestisce un'unica anagrafe dei fornitori condivisibile all'interno di tutto il sistema, indirizzi inclusi, con porzioni dei dati (secondo livello) che le biblioteche possono personalizzare per sé, con possibilità di inviare da lì e-mail
  9. Si gestisce un'unica anagrafe degli utenti (quella condivisa dalla procedura dei Prestiti e dall'accesso all'OPAC) interessati agli arrivi
  10. All'arrivo del volume il proponente l'acquisto può ricevere automatica segnalazione via e-mail o godere di automatica prenotazione dell'esemplare dell'opera
  11. Si possono ottenere tabelle riepilogative delle opere da sollecitare e congiuntamente produrre lettere dei solleciti da inviare al fornitore con moduli già pronti: a scadenza fissa, oppure a richiesta istantanea
  12. Si controlla il bilancio organizzandolo in partenza come si vuole (per settore tematico, organizzativo, per fornitore ...) ed anche con struttura gerarchica a più livelli; si amministrano impegni, accrediti, addebiti, trasferimenti di somme, pagamenti, fatture parzialmente pagate. (Può anche gestire il riaccredito automatico a fine anno per impegni e non impegni: non testato e per ora non proposto salvo richiesta esplicita)
  13. Gestisce bilanci ed ordini in valute anche diverse dall'euro
  14. Si può limitare la procedura a fasi parziali, ad es.:
    1. ordine (anche senza invio fisico del medesimo) e arrivo (anche senza fattura)
    2. idem + impegni senza fattura
    3. idem includendo registrazione fattura
  15. Si possono effettuare ricerche nell'archivio degli ordini utilizzando (con possibilità di incrocio in E logico) fino a 40 campi diversi: bibliografici e, perlopiù, gestionali  e relativi a budget, fornitori, ordini, fatture, dati, importi...
  16. Offre vari moduli per resoconti -a stampa e statistici o già pronti o disegnabili da chi opera in base ai campi che sceglierà- dopo avere effettuato ricerche
  17. Si possono classificare bilanci ed ordini
  18. Contempla delle funzionalità proprie del protocollo EDI: non ancora testate e non in programma salvo esplicita richiesta
  19. Il modulo al momento non rimpiazza in alcun modo quanto svolge la procedura CIA e non le passa dati. (CIA non gestisce né ordini né impegni né solleciti nei confronti diretti dei fornitori ...)
  20. Si gestiscono i privilegi/livelli di autorizzazione degli operatori vincolando la pattuglia di bilanci e biblioteche (o unità d'ordine) su cui possono operare oltre che, eventualmente, limitando le singole operazioni interne alla procedura Acquisti
  21. Il test del modulo ha riguardato per ora gli ordini di monografie e una parte degli scambi (quella ricevente con controllo dell'incremento di valore patrimoniale apportato dai volumi ricevuti)
    Il modulo prevede anche il trattamento degli ordini aperti per le opere in continuazione e le collane. Non è stato testato ma analizzato e i benefici paiono pochissimi specie se comunque si vogliono trattare i singoli volumi.
    Il modulo prevede anche l'ordinazione dei seriali su cui dopo si incardina la gestione degli arrivi dei fascicoli e la rilegatura: questa parte non è stata ancora né analizzata né testata ed è in programma per il 2009
  22. La procedura è attiva da settembre 2007 presso la Biblioteca BDS di Studi storici politici e sociali per le monografie, dove -dall'inizio del test e poi in fase produttiva a regime- ogni altra gestione è stata sospesa, sono stati recuperati tutti gli ordini del 2007 già in corso e immessi quelli correnti, e si gestiscono tramite ALEPH:
    1. ordini (annullamenti inclusi),
    2. scambi in ingresso,
    3. ricezioni,
    4. fatture,
    5. budgets (anche gerarchici),
    6. fornitori,
    7. segnalazioni e-mail agli utenti per arrivo dei volumi,
    8. solleciti,
    9. vari resoconti a stampa (ad es. riepilogo impegni e bilancio).
Università degli studi di Perugia - CSB - Servizio della biblioteca digitale: Ufficio Aleph / a cura di Francesco Dell'orso 
v. 2.3 - ottobre 2010;
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