4.8. Archivio amministrativo: copie 

Record amministrativo di copia di un record bibliografico

In Aleph cliente GUI i record amministrativi in quanto riferiti ai documenti fisici sono accessibili per:
- ricerca diretta del 'barcode' della singola copia
- una volta reperito un record bibliografico: dalla mappa di navigazione di un record passando per il numero amministrativo che raggruppa tutti i barcode.

Per i campi ricercabili nei record di copia si veda: Campi ricercabili: Indici dell'archivio bibliografico (copie incluse)

Le indicazioni che seguono vengono date a prescindere dal modulo dei Periodici, che non è usato presso la nostra Università, e saranno successivamente integrabili.

Il contatore amministrativo (database xxx50) è distinto da quello bibliografico "sys" (xxx01), quindi possono esserci numeri identici nei due database.

Un record amministrativo ha un suo numero ADM e raggruppa i record delle varie copie connesse che hanno il barcode come numero (sigla anche alfanumerica) identificativo. Normalmente non si interviene mai direttamente sul record ADM, ma solo sulle copie barcode.

Posseduto dell'annata corrente di un seriale  
E' previsto un utilizzo del record di copia unico (o al massimo doppio per due annate) per un record di periodico allo scopo di registrarvi analiticamente la consistenza dell'annata in corso fino all'ultimo numero ricevuto.
Conclusa un'annata si riutilizza lo stesso record per quella successiva, svuotandola dei dati del precedente.
Se un'annata non è conclusa si possono tenere due record al massimo.
Si usa per questo il campo Descrizione ma non lo si usa per i periodici cessati.
In campo 958 del record bibliografico andrà invece registrata la consistenza generale del periodico (cfr. Posseduto di periodici in campo 958 ) [N.B. ed anche 967 e 969: APA e Periodico non più disponibile, q.v.].
Nel campo Descrizione -cfr. sotto- della copia saranno trascritti, quando presenti, volume/annata/numero, anno solare, e tutti i fascicoli presenti e quelli mancanti, come in uno schedone amministrativo.
Usato in questo modo il record viene aggiornato all'arrivo di ogni numero.
I dati sono visibili nell'OPAC e forniscono all'utente informazioni dettagliate sui numeri arrivati dell'annata in corso.
L'accorgimento può essere utilizzato anche per le collane di monografie.

Copie 1

Dalla modalità catalogazione, dopo aver catalogato e salvato un nuovo record, o dopo averlo reperito già fatto, selezionando il pulsante Copie sulla destra, ci si ritrova su uno schermo come il seguente:

Archivio amministrativo: copie 

N.B. Qui come altrove è la documentazione ufficiale di Aleph (Aiuto in linea sul menu incluso) che spiega il funzionamento del software, ad es.: differenze e contenuti di Funzioni, Overview; spostamenti, pannelli aperti da clic singolo o doppio etc.: qui non si intende rimpiazzare quel tipo di documentazione

Sul pannello laterale a sinistra (Record manager), selezionando il pulsante [2]Overview e cliccando sul simbolo Archivio amministrativo: copie 
della base (UPG50) e + di Copie , si dischiuderà il nodo Copie. NB : attenzione perché cliccando  due volte sulla base UPG50 si aprirà il record amministrativo ADM corrispondente al record bibliografico sul quale si sta lavorando e su cui NON si deve agire in alcun modo.
A sinistra un riquadro esibisce l'albero di navigazione fra le varie procedure di Aleph:
In questa mappa di navigazione: UPG01 110346 è il numero sys bibliografico; UPG50 110346 è il numero ADM amministrativo da cui qui dipendono due barcode, che possono essere sigle alfanumeriche. Archivio amministrativo: copie 
il pulsante [1] Funzioni
Pannello/albero di navigazione:
[L] Lista copie (x/x): visualizza tutte le copie associate ad un record
bibliografico e consente di effettuare le varie funzioni per le copie.
      - (A) Storico x tutte le copie : storico prestiti, prenotazioni e modifiche effettuate per tutte le copie; si può vedere il diario (log) di tutti i cambiamenti apportati ai record di copia
[I] Copia (xxxxxxxxxxx): visualizza i dettagli di una copia specifica.
      - (H) Storico : come sopra per la singola copia, log incluso;
      - (S) Riassunto Circ. : …. senza bisogno di andare in Circolazione.
[B] Info bibliografiche : mostra i dettagli bibliografici in sola lettura
[T] Lista trigger

Archivio amministrativo: copie

 

Copie 2:  visualizzazione breve della Lista copie

Dal precedente riquadro aperto con Funzioni: doppio clic del mouse su Lista copie per aprire la visualizzazione breve della Lista copie.
Sommario delle copie legate a un record amministrativo dipendente da un record bibliografico (ad es. seriale)
Vari pulsanti a destra per operazioni: palesemente delicate quelli di Elimina e Modifica globale sulle copie [quest'ultimo da NON usare]
Archivio amministrativo: copie

Nel riquadro sottostante Aleph presenta i campi per la registrazione dei dati di copia su sei pannelli:

  • Pannello 1: Pura visualizzazione copia a.  articolato in due sottopanelli: dati analitici della copia ed Info bibliografiche
  • Pannello 3: Informazioni generali (2)
  • Pannello 4: Informazioni periodico
  • Pannello 5: Livello periodico
  • Pannello 6 HOL links (da trascurare per il momento)

Aleph presenta i campi per la registrazione dei dati di copia nel pannello inferiore utilizzando sei sottopannelli (ignorare l’ultimo).
E' possibile salvare come opzioni privilegiate defaults i dati che si immettono in ogni singolo pannello, per sessione, a lotti, per la durata e tipologia di materiale che si vuole (i defaults vengono salvati nella macchina su cui si lavora).
Il primo pannello: "1 Visualizzazione copia" è di visualizzazione riassuntiva in sola lettura.
N.B. I campi obbligatori sono marcati nel commento con OB, quelli da non usare come NU, quelli utilizzabili quando i dati lo richiedono (opzionali) non hanno marcatura.
Vari campi con menu a tendina consentono di lasciare il campo vuoto semplicemente cancellandone il contenuto da tastiera, ciò dipenderà dalle scelte catalografiche e dalle eseigenze di Aleph.

Copia, Pannello 2:  Informazioni generali (1) (ad es. seriale, libro ...) 

Si tenga sempre presente che il pulsante operativo: Salva Defaults consente appunto ad ogni stazione di lavoro di immagazzinare in locale i dati che si reputano ripetitivi, costanti (potendoli in ogni momento rimpiazzare con altri) in modo da vederseli ripresentati a copia successiva e potere scrivere di meno

Barcode Il barcode viene comunque attribuito da Aleph nel campo appropriato, ma vi se ne può inserire un altro, tramite tastiera o lettore ottico: la sua funzione è quella di identificare il pezzo fisico ed è fondamentale nelle operazioni di prestito. E' dato OB. Quando vi si carica un nuovo codice a barra -apposto sull'unità fisica- a partire da etichette prestampate e distribuite alle biblioteche si cancella il numero precedentemente registrato qui (per questo, dove ci si prepara a caricare barcode diversi da quelli assegnati da Aleph vale la pena di NON trascriverlo sui volumi o su liste)
Sottobiblioteca OB sigla delle biblioteche, unità, sezioni del sistema bibliotecario dell'Università di Perugia (l'elenco comprende anche sigle di ex Ospedali, Grocco..., di unità dell'ASL, dell'Istituto zooprofilattico, di biblioteche non piu' esistenti come tali: dalla BUC a istituti che hanno conferito fondi etc., di fondi di biblioteche, di sezioni documentarie: non è possibile bonificare d'ufficio, lo si fa d'accordo con le biblioteche perlopiù trasformando ad es. sigle desuete in sigle di Fondi). Si registra la sigla dell'unità presso cui è reperibile il documento. La freccia a destra -come in tutti gli altri casi- apre un elenco da cui scegliere (se è il caso e ne vale la pena), si esce da quest'ultimo premendo il tasto di escape.
Non si possono creare sigle di biblioteche senza che il servizio Aleph ne sia al corrente e l'abbia preventivamente inserita nell'elenco generale
Fondo (Collezione) è interno alla (sotto)biblioteca (es. per BRT Biblioteca del polo ternano); ce ne può essere solo ad un livello, non più; campo facoltativo riutilizzabile in varie procedure di estrazione dei dati
Non si possono creare sigle di fondi senza che il servizio Aleph ne sia al corrente e l'abbia preventivamente inserita nell'elenco della relativa biblioteca

Archivio amministrativo: copie
Numero copia opzionale e da NU (non usare), max 5 numeri, inutile togliere lo 0, dopo il salvataggio il sistema lo aggiunge di nuovo
Tipo materiale OB è specifico per le copie, non coincide con il formato FMT campo proprio bibliografico di Aleph: attingere alla lista offerta dal menu a tendina (è comunque campo senza riscontro sicuro o codifica UNIMARC)
Legame HOL link NU (xxx60)  - ha a che fare col database Aleph Holdings, il formato MARC21 e il campo 852 e con record di descrizione del posseduto dei seriali: non si usa a UNIV-PG
85X numero tipo/link NU (xxx60)  - approssimativamente idem
Collocazione temporanea NU (quando selezionato il sistema ne dà segnale nel riepilogo storico)
Tipo collocazione lista provvisoria presente (ma si può di fatto inserire un valore di un carattere alfanumerico non previsto nella lista), se viene impostato un tipo la seguente ricerca della segnatura nella lista delle collocazioni (dovrebbe) attinge(re) ad un sottoinsieme della lista filtrata dal tipo (ma non mi pare e non mi ci affiderei). Serve ancora come filtro ad es. per ordinare liste a stampa di topografico. Ne è previsto un elenco limitato alle strutture interessate all'uso e incrementabile a richiesta delle biblioteche
Collocazione campo libero e con elenco delle segnature di posizione tratto dall'indice generale di tutte le collocazioni -dipende da alephcom.ini se comparirà o meno l'elenco (N.B. I più hanno probabilmente smesso con Aleph di registrare il vecchio prefisso -perlopiù numerico- davanti alle segnature come si usava in Dobis, ma non ne abbiamo trovata traccia scritta: allora l'indice delle segnature era privo di sigla della biblioteca ora lo abbiamo creato in unione con la sigla della biblioteca) [anche per la Collocazione potrebbero venire usati dei contatori automatici]
Tipo 2. collocazione NU (lista disponibile come per la 1.)
2. collocazione NU
Descrizione opzionale (max 200 car.) Per pubblicazione in più volumi descritta cumulativamente vi si può registrare il titolo abbreviato del singolo volume (N.B. abbiamo ereditato questo avviso e non lo smentiamo perché era in uso, ma non ne siamo convinti: comunque riguarda il livello della copia, se mai, seguendo anche le REICAT ci potrebbe stare 'ristampa' ma cedi oltre Nota OPAC).
Per l'annata di periodico in corso -cf. sopra- vi si indica analiticamente la consistenza come da schedone amministrativo, annotando dunque tutti i fascicoli presenti e quelli mancanti, il campo viene mostrato in OPAC web e GUI.
La punteggiatura per consistenza e lacune è quella del campo 958 (per la scansione degli elementi di numerazione il riferimento è ISBD(CR) Area 3).
Però: non si dà indicazione aperta dal primo numero disponibile in poi, ma (anche se in modo continuo coi precedenti) si indica sempre anche l'ultimo numero pervenuto, pertanto un'indicazione cumula posseduto, lacune e l'ultimo numero arrivato in biblioteca, es.:
  • Vol. 43 (2004) 1-5;7-9-
    indica che dell'annata in corso si possiede tutto tranne il n. 6 e che l'ultimo numero arrivato è il 9 e altri ne sono attesi (non si registra: Vol. 43 (2004) 1-5;7-)
  • 27(2004) 1-2-
    dell'annata 27 (senza A.)  sono arrivati i numeri 1 e 2, altri ne sono attesi
  • 2003 1.
    Del 2003 -che non ha altra numerazione- è arrivato il numero 1 che lo compone tutto, un numero per anno, e dunque il punto fermo per indicare che non ne sono attesi altri
  • Vol. 11 (2004) 1;3;
    pervenuti i numeri 1 e 3, manca il 2, e il 4 previsto non è più disponibile e quindi mancherà
  • 306-312 (2002).
    il periodico ha numerazione continua attraverso gli anni per fascicoli, tutto è arrivato del 2002, nulla ancora del 2003 per cui si tiene questo record in attesa del prossimo numero.

Usato in questo modo il record viene aggiornato all'arrivo di ogni numero.
(Per i seriali gestiti col Modulo dei periodici e dunque con Piano di pubblicazione, se si sono registrati i dati relativi ad Anno, volume, fascicolo questi vengono riportati in automatico nel campo Descrizione)

Status copia OB Tipo di materiale ai fini del prestito, dipende dalla configurazione data a monte all'elenco cui si può attingere e dai valori attribuiti dalle biblioteche alle codifiche 
Status di processo opzionale; codici che marcano e segnalano in quale fase di "iter del libro" si trova il documento (ad es.: ordine, arrivo, inventariazione, preparazione fisica, catalogazione ...) per lasciare vuoto il campo cancellare a mano ogni contenuto, uno status CT può provenire dalla procedura Acquisti  per un ordine evaso, ad indicare che il documento si trova in fase di catalogazione e non è disponibile sugli scaffali: a regime, una volta catalogato il volume lo status di processo non registra nulla: 'non in elaborazione' 
Num. 1(A) (Volume) numero del volume per un seriale gestito nel Modulo periodici, cfr. pannello 4 dove si immette il dato e poi il fascicolo.
Per una pubblicazione in più volumi (ad es. descrizione bibliografica cumulativa con nota 327 e tanti record di copia quanti sono i volumi) è usato per indicare il volume in oggetto: si consiglia di inserire i numeri allineati a destra, calcolando se il campo ospiterà solo decine o centinaia (sic) es.: 02, 11, 077, 101, ciò servirà per l'ordinamento dei volumi in visualizzazione breve.
Num. 2(B) (Fascicolo) nasce per i seriali e deriva dal relativo modulo. Per pubblicazione in più volumi con numerazione a più di un livello potrebbe venire usato per il livello subordinato: numero del fascicolo o parte (da verif. se ricorre il caso)
Collocazione temporanea casellina opzionale da NU (cfr. posseduto dei periodici)

 

Copia 3: Informazioni generali (2)
Numero inventario opzionale, è consigliato di registrarlo; può alimentarsi automaticamente da contatore (è il caso del fondo APA), assicurarsi che il num. inv. ex-Dobis, se presente, sia in questo campo e non altrove (ad es. in Nota per l'OPAC) e che qui non vi siano invece altri dati (come la consistenza) (si può allineare il numero a destra con degli 0 -quanti desiderati- e non usare didascalie) di norma la sigla dell'inventario precede e dopo un blank seguono sei cifre con gli zeri che allineano a destra, es.: NF 023745; VF 000321
Data inventario campo opzionale, data del registro d'ingresso; Aleph offre quella odierna cliccando sul pulsante con freccetta (combo box), ma se ne può scrivere un'altra, formato gg/mm/aaaa, Aleph si incarica di mettercela in automatico quando si inserisce un numero di inventario
Ultimo report invent.: opzionale, riporta automaticamente l'ultima data in cui è stato effettuato un report (item-04 Report Sala Lettura e item-05 Lista Scaffale)
Prezzo: di norma è il prezzo di copertina; [VERIF. dipendente dalla funzione Acquisti quando quella crea una copia in automatico e ci copia il prezzo linea di fattura non consentendo di cambiarlo; oppure: lo si registra nella valuta in cui è espresso, lo si può modificare a mano ora o dopo...]
Nota OPAC visibile in OPAC web (ad es.: note che in Dobis/Libis caratterizzavano l'esemplare; quella di ristampa, quando le ristampe inalterate venivano descritte con un solo record bibliografico; dati fisici: esemplare mutilo, in fotocopia...); max 200 car.; siccome questa si vede in OPAC si deciderà in ragione dei contenuti da registrare quale delle due note, cfr. sotto Nota interna, usare
Nota Circ: (alla Circolazione): non si vede in OPAC web, si vede nel modulo Circolazione del cliente e può avvisare di particolarità come 'Fare attenzione al libretto del CD', oppure 'Contiene una tavola non rilegata' ... (compare infatti come finestrella pop-up al prestito, alla restituzione); max 200 car.
Nota interna resta visibile solo all'interno dei dati delle Copie anche in funzione Prestiti, siccome non si vede in OPAC si deciderà in ragione dei contenuti da registrare quale delle due note usare
Numero d'ordine relativo alla funzione Acquisti, ce lo carica il sistema in automatico se l'ordine è configurato nella procedura per generare ipso facto una copia, il dato è modificabile (cosa da fare solo in caso di errore)
Chiave fattura: cfr. Acquisti, dell'ordine di cui al numero precedente, riporta Codice fornitore, numero della Fattura generale e numero di sequenza della Fattura particolare di linea copia: menu a tendina per selezionare i dati, la selezione è ristretta dal sistema a quanto adeguato, il dato è modificabile (cosa da fare solo in caso di errore); ci vuole comunque una 'chiave fattura' anche per quanti non l'hanno (doni, omaggi, scambi, recuperi) se si vuole che nell'inventario compaia il fornitore
Nota fattura: cfr. Acquisti campo di sola lettura, se il campo precedente è avvalorato qui in automatico comparirà la nota relativa alla fattura di linea copia, quando c'è
Archivio amministrativo: copie

Statistica indica -nella configurazione UNIV-PG- soprattutto la provenienza del documento a fini inventariali, questi i valori al momento disponibili:

  • Acquisto  - AC
  • Donazione - DO: si differenzia dall'omaggio non per la quantità o il soggetto donante ma per la natura dell'atto (donazione di fondi con procedura giuridica)
  • Omaggio (Dono) - OM: si adatta anche per acquisizioni gratuite anonime ad es. copie di volumi prese in congressi, mostre et sim.
  • Deposito (legale et sim.) - DE: ad esempio per le pubblicazioni dell'Università degli studi di Perugia conferite all'archivio APA
  • Scambio - SC 
  • Comodato d'uso - CO
  • Recupero inventariale - RC: per materiale già in biblioteca (di provenienza che può essere varia) e non inventariato che viene recuperato, trattato e reso disponibile
  • Trasferimento - TR: si adatta ai trasferimenti -anche massicci, all'interno dell'Università: conferimenti di dipartimenti alle biblioteche. Il materiale è già inventariato e viene reinventariato con un numero unico
  • Reintegro - RE: copre tipicamente i persi o trafugati reintegrati da copia che assume quel medesimo numero di inventario
  • Altro - XX
  • Recupero catalografico - RR

ID magazzino remoto: NU (sarebbe un tipo di collocazione con effetti procedurali su prestito ed accesso, elenco eventualmente disponibile: attivare se ci sono richieste delle biblioteche, ma è trattamento specifico Aleph da vedere, per un magazzino come semplice luogo diverso si può usare il campo Fondo)
Data apertura data automaticamente assegnata da Aleph alla creazione del record di copia : l'operatore non la modifica
Data aggiornamento data automaticamente assegnata da Aleph alla modifica del record di copia : l'operatore non la modifica

E' importante premere Aggiungi a questo punto e fissare il record di copia

 

Pannello 4 Informazioni periodico
Archivio amministrativo: copie

N. sottoscrizione: NU per il momento (numero sequenziale dell'abbonamento all'interno del modulo Periodici
Pagine NU (paginazione del fascicolo)
Descrizione Cfr. in precedenza nel pannello 2, è lo stesso campo in doppia visualizzazione riguarda il singolo volume nella procedura Periodici e può venire desunto automaticamente
Data fascicolo NU modulo Periodici data presunta di pubblicazione
Presunta data arrivo: NU modulo Periodici: serve ai solleciti dei fascicoli non pervenuti
Data arrivo NU caricato automatico al momento della registrazione del fascicolo
Indicatore gap (break): per indicare, volendo, la ragione per cui un documento che si attendeva non è stato ricevuto: G gap: non si è sicuri della ragione della mancata ricezione, N non-gap: il documento non è stato pubblicato blank: nulla da segnalare 

 

Pannello 5: Livelli del periodico
Archivio amministrativo: copie

Normalmente qui i dati sono già caricati in automatico dal modulo Periodici e sono tuttavia modificabili. Provengono dal modello di previsione di arrivo quando le copie sono già state create, sono invece vuoti se si sta creando la copia
Num. 1 (A) (Volume) numero di volume per l'annata in corso di un seriale che si numera tramite l'anno
Num. 2 (B) (Fascicolo) NU numero fascicolo di seriale
Num. 3 (C) (Parte) NU par numerazione della parte cui appartiene il fascicolo
Num. 4 (D) NU D E F ospitano livelli gerarchici di numerazione che eccedono i primi 3 A-C
Num. 5 (E) NU
Num. 6 (F) NU
Num. alternativa 1 (G) NU eventuale numerazione alternativa per un seriale
Num. alternativa 2 (H) NU idem a livello inferiore
Indice Supp. (O)
Cron. 1 (I)(anno) NU il seriale impiega anche l'anno nel proprio sistema di numerazione
Cron. 2 (J) NU stagioni, mesi etc. qui e nei livelli inferiori
Cron. Livel. 3 (K)(anno) NU
Cron. Livel. 4 (L)(anno) NU
(Modulo periodici: quando i tre campi A Volume B Fascicolo Liv. cronologico 1 (I)(anno) recano dati relativi al fascicolo di seriale in base al Piano di pubblicazione, il campo Descrizione nel pannello 1 -ripetuto in 3- viene aggiornato automaticamente.
Num. alternativa  (M) NU
Supp. index (O): testo per descrivere un indice o un supplemento (cfr. MARC21 TAG 854 supplemento e 855 indice

Pannello 6: HOL links/legami
Pannello 6: HOL links/legami: NU record di posseduto (holdings) nel Modulo Periodici
Archivio amministrativo: copie 
Data creazione:2003 12 03
Data aggiornam.:2007 09 12
Redazione:FDO: P. Pollini
Il paragrafo sta in:
/Documentazione per ALEPH 500/  4. Catalogazione
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